Reicht es im Reklamationsfall aus, nur Fotos zu senden, oder muss die Ware vollständig zur Prüfung vorgelegt werden?

Nein, im Reklamationsfall genügt es rechtlich nicht, lediglich Fotos oder einzelne Muster der betroffenen Artikel zu senden. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gilt gemäß § 377 Handelsgesetzbuch (HGB) die Pflicht des Käufers, die Ware bei Erhalt sorgfältig zu prüfen und etwaige Mängel vollständig und nachvollziehbar anzuzeigen. Damit eine Reklamation ordnungsgemäß bearbeitet werden kann, ist es erforderlich, dass die beanstandete Ware in ihrer Gesamtheit zur Prüfung vorgelegt oder – auf Anforderung – vollständig an uns zurückgesendet wird.

Fotos können als erste Dokumentationshilfe dienen, stellen aber keinen ausreichenden Nachweis für eine Reklamation dar. Bilder zeigen in der Regel nur Teilaspekte der Lieferung und ermöglichen keine umfassende Beurteilung von Produktionsbedingungen, Materialchargen, Verpackungseinflüssen oder Handhabung. Eine fundierte Beurteilung kann nur erfolgen, wenn unser Qualitätsmanagement die Ware im Originalzustand und in der gelieferten Ausführung untersucht.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Reklamationen, die ausschließlich auf der Basis von Fotos oder Einzelmustern erfolgen, nicht als vollständige Mängelrüge im Sinne des § 377 HGB gelten und daher keine Ansprüche auf Gutschrift, Ersatz oder Nachproduktion begründen. Eine sachgerechte Prüfung setzt stets die Vorlage der reklamierten Ware voraus, um den tatsächlichen Mangel, die betroffene Menge und mögliche Ursachen eindeutig feststellen zu können.

Ebenso können wir Reklamationen nicht bearbeiten oder anerkennen, wenn die Ware bereits teilweise weitergegeben, verteilt oder genutzt wurde und somit keine vollständige Überprüfung der Gesamtlieferung mehr möglich ist. In solchen Fällen gilt die Ware gemäß § 377 Abs. 2 HGB als stillschweigend angenommen. Nur bei nachweislich verdeckten Mängeln, die bei der Wareneingangsprüfung objektiv nicht erkennbar waren, besteht die Möglichkeit einer nachträglichen Reklamation – diese muss jedoch unverzüglich nach Entdeckung schriftlich erfolgen.

Die Kosten der Rücksendung der beanstandeten Ware sind zunächst vom Käufer zu tragen. Nach Abschluss der Prüfung und im Falle einer durch uns anerkannten Reklamation erstatten wir die angefallenen Rücksendekosten vollständig. So stellen wir sicher, dass der Prüfprozess fair, transparent und nach objektiven Kriterien erfolgt.

Bitte senden Sie beanstandete Ware zur Prüfung an unsere zentrale Reklamationsstelle oder halten Sie vorab Rücksprache mit unserem Kundenservice. Nach erfolgter Wareneinsicht prüft unser Qualitätsmanagement die Sachlage und informiert Sie über das weitere Vorgehen. Erst nach Abschluss dieser Prüfung kann entschieden werden, ob eine Gutschrift, Ersatzlieferung oder Nacharbeit erfolgen kann.

Diese Vorgehensweise dient nicht nur der Rechtssicherheit, sondern schützt auch beide Parteien vor unbegründeten Beanstandungen und stellt sicher, dass Reklamationen fair, nachvollziehbar und dokumentiert abgewickelt werden.